Evernote en français

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Comment j’ai décidé de me passer de papier. (Post contributif de Jamie Rubin, Ambassadeur Evernote)

 
Nom: Jamie Rubin
Lieu: Virginie, Etats-Unis
Ambassadeur Evernote: Zéro Papier
Site Web: www.jamietoddrubin.com
Twitter: @jamietr
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Un bonjour de la part de votre Ambassadeur Zéro Papier

J’imagine que cela peut paraître étrange qu’un écrivain décide de se passer de papier. Les écrivains produisent des livres faits de papier, écrivent des articles imprimés sur papier. Le papier, certains pourront penser qu’il s’agit du canevas sur lequel l’écrivain crée. Alors pourquoi choisir de se passer de papier ? Il y a trois raisons à cela. Deux d’entre elles sont d’ordre pratique quant à la troisième, elle représente un défi personnel.
 

1.    Pour éviter le désordre, et gagner de la place. Mon bureau à la maison a des étagères remplies de livres à ras bord. Je n’ai plus le moindre espace pour de nouveaux ouvrages. C’est la raison pour laquelle j’achète presque tous mes nouveaux livres en format e-book. Les documents numériques  n’occupent que très peu d’espace physique. Cela rend d’ailleurs ma femme heureuse. Cette technologie me permet de ranger tous mes papiers au format numérique, et Evernote me rend la tâche beaucoup plus facile.
2.    Pour avoir un accès immédiat à tous mes documents et de n’importe où. En partant du constat qu’aujourd’hui, l’usage d’appareils de types iPhone et iPads est très répandu, il m’est remarquablement facile d’avoir un accès immédiat à tous mes documents numériques. Je peux déjà le faire avec mes livres au format e-book alors pourquoi ne pas en faire de même avec mes autres documents ? J’aime avoir la possibilité d’avoir accès à mes notes concernant l’histoire sur laquelle je travaille en ce moment, et ce qu’importe où je me trouve. Il s’est avéré très commode d’être en mesure  de retrouver un budget d’association de propriétaires lors d’une réunion. Evernote, avec cette capacité de ranger, étiqueter, rendre trouvable même mes documents scannés, rend cette omniprésente capacité d’accès remarquablement facile.  
3.    Pour prouver qu’un bureau sans papier n’est en rien un rêve utopique. Depuis plusieurs années maintenant, j’ai entendu que nous nous dirigions vers des bureaux sans papier, même si, quand l’occasion se fait sentir, certains semblent hésitants à franchir le pas. J’ai décidé de vérifier par moi-même si un bureau sans faire usage de papier était ou non réalisable. Cela représente un certain investissement de temps au début, mais je dois dire que d’avoir su me passer de papier pendant un an, le temps que j’ai gagné à ne pas à avoir à parcourir les piles de documents, et la commodité que cela m’a apporté, a largement compensé l’investissement initial.
 

Ma méthode

Une chose que j’ai apprise dès le début : je peux me passer de papier, mais le reste du monde continuera à en utiliser. Le papier fait toujours partie de ma vie quotidienne, cela doit être pris en compte. J’ai donc pris l’habitude de me débarrasser du papier qui m’arrivait aussi vite que possible. Les écrivains vivent du courrier. L’habitude de vérifier ma boîte aux lettres dès mon retour du bureau est clairement gravée en moi. Dès lors, je m’occupe de ce papier – et de tous les autres qui auraient pu s’accumuler – une fois par jour, aussitôt après avoir ramené le courrier chez moi. Si l’on me donne du papier à d’autres occasions durant la journée  (peut être vais-je recevoir une fiche de paie), je le mets immédiatement dans la « boite à papier » se trouvant sur mon bureau pour m’en occuper au même moment que je traite le courrier.
Ma méthode ressemble à ça :

 
1.    Vérifier la boite aux lettres après le travail
2.    Me débarrasser des cochonneries
3.    S’il doit rester quelque chose, vérifier si j’ai besoin de le scanner ou non.
4.    Les scanner et les envoyer vers Evernote
5.    Dois-je garder l’original ? Si non, le déchiqueter, si oui, le classer.
6.    Vérifier ma « boite à papier »
7.    Répéter les étapes 4-5 

Cet effort  fait maintenant partie de ma routine quotidienne. Cela prend moins de dix minutes, souvent moins de cinq. Quelques éléments importants à souligner à propos de ma méthode :

•    A l’étape 3, déterminer si j’ai besoin ou non d’effectuer un scan est la décision la plus importante de la méthode. Je scan uniquement des choses dont j’aurai de nouveau besoin à l’avenir, ou qui ne sont pas transposables au format numérique. Par exemple, je peux scanner ma déclaration d’impôt foncier, mais je ne vais pas scanner ma facture de gaz du fait qu’elle est déjà disponible au format numérique sur le site de l’entreprise.
•    A l’étape 4, pour scanner dans Evernote, j’utilise le scanner portable Canon P-150 pour Macintosh. Il est possible de scanner directement dans Evernote en poussant un simple bouton, l’on peut également scanner les deux faces d’une feuille au même moment et enfin, l’appareil a la capacité de scanner environ 15 pages par minute. Il est très compact et prend vraiment peu d’espace sur mon bureau. Il marche parfaitement et je l’adore !
•    L’étape 5 est un rappel pour moi-même qu’il y a des choses à garder malgré tout, comme la carte de sécurité sociale de ma fille par exemple.  

Des astuces pour démarrer

Voici quelques astuces pour démarrer votre vie « zéro papier » avec Evernote.

1.    Etablissez une routine quotidienne. Ne vous souciez pas de vous plonger immédiatement dans les vieux dossiers, du moins pas au début. Etablissez une routine qui vous est adaptée, faites-en une habitude, en convertissant chaque jour vos papiers au format numérique. Une fois que vous avez pris cette habitude, vous pouvez, si vous le désirez, vous attaquer à vos vieux dossiers, et les scanner.
2.    Déterminez votre structure organisationnelle. Pensez à la méthode dont vous souhaitez organiser vos documents “avant” de vous y mettre, mais faites en sorte de la garder simple. Rappelez-vous qu’Evernote a de très bonnes capacités de recherche, incluant la possibilité de chercher des PDFs. Je compte bien plus sur la capacité de recherche que sur l’étiquetage car je peux trouver bien plus facilement en cherchant qu’en étiquetant tout.
3.    Accédez à vos notes, même hors-ligne. Si vous utilisez un appareil mobile tel qu’un iPhone ou un iPad, pensez à activer la fonction « Carnet de Notes Hors-Ligne* » pour ces carnets de notes auxquels vous souhaitez avoir accès même sans avoir de connexion Internet. J’ai un carnet de notes «  sans papier » qui contient l’essentiel de mes documents, et dont je peux avoir accès même en étant hors ligne. Gardez à l’esprit que la première synchronisation peut prendre du temps, selon la taille de votre carnet de notes.
[En savoir plus sur les Carnets de Notes Hors Ligne]

*Il s’agit d’une fonction Premium

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Apprenez en plus en visitant les blogs de Jamie consacrés à une vie zéro papier :
Using Evernote as a surrogate memory; or answering the question: when did ‘x’ happen?

How Evernote has helped me go paperless

Going iPad, Part 3: Note-taking, Evernote and Science Fiction Conventions

Managing my writing life with Evernote

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